Mehrfach täglich bekommen wir die Frage gestellt, wie man als Online-Händler, der bereits ein Programm wie Amazon CEE oder Pan-EU nutzt und derzeit die erforderliche Umsatzsteuer-Compliance bei einem anderen Anbieter abwickelt, zu Taxdoo wechseln kann – und das am besten möglichst schnell und aufwandsarm.  

Wir erklären in zwei Schritten, wie es reibungslos klappt.

In vielen Fällen haben sich in der Vergangenheit Strafzahlungen, Meldungslücken und weitere Versäumnisse ergeben, die sich zu erheblichen finanziellen Risiken entwickeln können.

Beispiel: Der Online-Händler Anton Meier mit Sitz in DE nutzt bereits seit einem Jahr das Amazon-Programm Pan-EU. Er nutzt also die FBA-Warenlager in DE, CZ, PL, FR, IT, ES und UK. Die umsatzsteuerlichen Registrierungen in den 6 Ländern außerhalb von DE hat Anton Meier über den Anbieter CheapTax gemacht und bislang auch die umsatzsteuerlichen Meldungen in diesen 6 Ländern hierüber abwickeln lassen.
Leider war der Service von CheapTax nicht zufriedenstellend: Teilweise wurden Meldungen gar nicht eingereicht, teilweise mit deutlicher Verspätung, teilweise mit falschen Zahlen. Mehrere ausländische Finanzbehörden haben bereits Anfragen an Anton Meier gestellt oder Strafzahlungen eingefordert. Da CheapTax nicht in DE sitzt und telefonisch nicht zu erreichen ist, werden Supportanfragen – wenn überhaupt – erst nach vielen Wochen schriftlich beantwortet. Umsatzsteuerliche Fristen können so in keiner Weise erfüllt werden.

Derartige Situationen bekommen wir tagtäglich geschildert. Vorab: Taxdoo kann ein solches Setup vollumfänglich übernehmen und auch die Vergangenheit über viele Jahre hinweg "aufräumen". Solche Wechsel führen wir täglich mehrfach durch und kennen alle erforderlichen Schritte ganz genau.

Zwei Schritte sind für einen Wechsel erforderlich

Für einen nahtlosen Wechsel zu Taxdoo sind zwei Schritte erforderlich, damit wir Eure umsatzsteuerlichen Meldungen in jedem EU-Land künftig vollumfänglich übernehmen können.

1. Technische Anbindung

Taxdoo muss in die Lage versetzt werden, alle umsatzsteuerlich relevanten Daten zu ziehen und auswerten zu können. Über unsere Schnittstellen z.B. zu Amazon, eBay, JTL, plentymarkets, Afterbuy, billbee und Shopify ist dies besonders einfach.

Der zeitliche Aufwand für die Anbindung von Taxdoo etwa an Amazon beträgt weniger als 5 Minuten. Die Anbindung kann komfortabel direkt im Taxdoo-Dashboard hergestellt werden, wie auf dem folgenden Screenshot dargestellt.

2. Übertragung der umsatzsteuerlichen Vertretungsvollmachten

Damit unsere lokalen Steuerberater in die Lage versetzt werden können, künftig alle umsatzsteuerlichen Meldungen in den einzelnen Ländern einreichen zu können, ist eine Übertragung der umsatzsteuerlichen Vertretungsvollmachten erforderlich (d.h. es ist keine neue umsatzsteuerliche Registrierung erforderlich, wenn die USt-ID im jeweiligen Land bereits vorliegt). Hierzu fragt Taxdoo zu Beginn der Zusammenarbeit alle erforderlichen Informationen gesammelt bei Euch ab und übernimmt den kompletten weiteren Prozess, bis die Übertragung abgeschlossen ist. Dieser Prozess kann bis zu 3 Monate dauern (nach Eingang aller erforderlichen Dokumente bei Taxdoo); da wir keinen Einfluss auf die Arbeitsgeschwindigkeit der Finanzämter im EU-Ausland haben, kann diese Dauer leider nicht verbindlich angegeben werden. Taxdoo unternimmt aber alles, um den Prozess so schnell wie möglich für Euch abzuschließen.

Dieser zeitliche Vorlauf ist bei einer etwaigen Kündigung des bisherigen Anbieters zu berücksichtigen. Der Fortgang des Prozesses ist jederzeit im Taxdoo-Dashboard transparent, wie der folgende Screenshot zeigt. Das Beste daran: Der Übertragungsprozess ist für Euch komplett kostenlos.

Beispiel (Fortsetzung): Anton Meier verkauft über Amazon und eBay. Beide Verkaufskanäle sind in wenigen Minuten mit Taxdoo verbunden. Für die 6 Länder außerhalb DE lässt Anton Meier die umsatzsteuerlichen Vertretungsvollmachten von CheapTax auf die lokalen Steuerberater von Taxdoo übertragen. Hierfür plant er einen Vorlauf von 3 Monaten ein. Nachdem Anton Meier Taxdoo die für die Übertragung erforderlichen Informationen mitgeteilt hat, schließt Taxdoo den Wechsel für Anton Meier ab. CheapTax wird noch für die kommenden 3 Monate melden; der Vertrag mit CheapTax endet hiernach. Ab dann übernimmt Taxdoo alle umsatzsteuerlichen Meldungen.

Häufig werden wir im Rahmen eines Wechsels noch auf die folgenden Themen angesprochen:

  • Sofortiger (!) Wechsel: Teilweise scheinen Online-Händler derart unzufrieden mit dem bisherigen umsatzsteuerlichen Anbieter zu sein, dass diesem "ab sofort" untersagt wird, umsatzsteuerliche Meldungen einzureichen. Da der oben beschriebene Übertragungsprozess bis zu 3 Monate dauern kann, kann hierdurch eine "Meldungslücke" entstehen. In diesem Fall kann Taxdoo nach Abschluss der Vollmachtsübertragung alle Meldungen für die noch nicht gemeldeten Monate nachreichen (auch wenn hierfür ggf. Strafzahlungen anfallen).
    Hinweis: Die Entstehung von derartigen vorübergehenden Lücken sollte natürlich unbedingt vermieden werden, falls möglich.
  • Rückwirkendes "Aufräumen": Viele Wechsler bringen "Altlasten" zu uns mit: Meldungen wurden durch den bisherigen Anbieter teilweise nicht eingereicht, unvollständig eingereicht, verspätet eingereicht oder es wurden falsche Zahlen gemeldet. Taxdoo kann dies – auch über mehrere Jahre hinweg – rückwirkend für Euch in Ordnung bringen.
    Im ersten Schritt werten wir die Transaktionsdaten für die Vergangenheit aus und stellen die erforderliche Zahlengrundlage und maximale Transparenz her. Im zweiten Schritt können unsere lokalen Steuerberater fehlende Meldungen nachreichen, falsche Meldungen korrigieren und den Grund für etwaige Strafzahlungen aus der Vergangenheit herausfinden.
Beispiel (Fortsetzung): Die Finanzbehörden in PL haben Anton Meier mitgeteilt, dass von Beginn an die sog. SAF-T-Meldungen durch CheapTax nicht eingereicht wurden. Darüber hinaus sind seit Beginn an falsche Zahlen in UK durch CheapTax eingereicht wurden. In ES wurden gar keine Meldungen eingereicht. Nach Abschluss des Wechsels bereitet Taxdoo zunächst automatisiert die Transaktionsdaten von Anton Meier für das letzte Jahr auf. Auf dieser Basis werden die SAF-T-Meldungen in Polen erstellt und nachgereicht, die Korrekturmeldungen in UK erstellt und eingereicht und die Meldungen in ES für das vergangene Jahr erstellt und nachgereicht. Die Kommunikation mit den jeweiligen Finanzbehörden übernehmen hierbei die lokalen Steuerberater von Taxdoo. Anton Meier selbst kommuniziert ausschließlich mit Taxdoo in Hamburg.

Während des gesamten Wechselprozesses sind wir – wie für alle Taxdoo-Nutzer – telefonisch und schriftlich erreichbar. Wochenlange Antwortzeiten oder eine permanente Nichterreichbarkeit gehören damit der Vergangenheit an. Trotz aller Automatisierung ist dies im Bereich Steuern eine wesentliche Voraussetzung für eine saubere umsatzsteuerliche Abwicklung.

Unabhängig davon, wie viele Länder wir übernehmen: Taxdoo in Hamburg ist Euer einziger Ansprechpartner. Die Koordination der einzelnen Länder übernehmen wir für Euch.

Wenn ihr mehr darüber wissen wollt, wie Ihr Umsatzsteuer-Compliance und Finanzbuchhaltung effizient und sicher abbilden könnt,

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Taxdoo bezieht Transaktionsdaten direkt und automatisiert aus allen relevanten Marktplätzen und ERP-Systemen, meldet diese im Ausland und überführt sie auf Knopfdruck in die Finanzbuchhaltung, z.B. über unsere DATEV-Schnittstelle.