Umfirmierungen im Onlinehandel: Aufwand und Risiken

Unternehmenszyklen können im Onlinehandel nicht selten deutlich kürzer sein als in der Old Economy.

So kann sich aufgrund eines starken Wachstums schneller als erwartet die Frage stellen, ob man das Einzelunternehmen nicht lieber in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) transformiert.

Was solche und andere Umfirmierungen für Unternehmen, die bereits steuerlich im EU-Ausland registriert sind, an Aufwand und Risiken bedeuten, erklären wir euch in diesem Blogpost.

Umfirmierungen bei steuerlichen Registrierungen im EU-Ausland

Änderungen der Unternehmensdaten müssen bei bestehenden umsatzsteuerlichen Registrierungen im Ausland den jeweiligen lokalen Finanzbehörden gemeldet werden.

Abhängig vom Umfang der Änderung kann dies zu erheblichem Aufwand auf eurer Seite führen, da sich die Kosten bei Vorliegen mehrerer Registrierungen (z.B. im Rahmen von Amazon PAN EU) schnell aufsummieren.

Nicht jedes Land behandelt solche Änderung gleich. So führt beispielsweise in Spanien jede Form der Umfirmierung dazu, dass ihr das bestehende Unternehmen von der Umsatzsteuer abmelden und eine neue Registrierung  für die neue Firma durchführen müsst, während in Frankreich häufig eine Übertragung der UStID möglich ist.

Eine neue steuerliche Registrierung wird in allen EU-Staaten zwingend erforderlich, wenn ihr von einem Einzelunternehmen zu einer Kapitalgesellschaft umfirmiert (oder ggf. umgekehrt).

Dann entsteht gleichzeitig ein Folgeproblem.

Registrierungsprozesse und Fristen

Umsatzsteuerliche Meldungen unter dem Namen des neu firmierten Unternehmens können erst nach Abschluss des neuen Registrierungsprozesses abgegeben werden. Die Dauer des Registrierungsprozesses ist dabei von mehreren Faktoren abhängig und unterscheidet sich zudem in den einzelnen Ländern. Wir empfehlen, einen Zeitraum von 8 bis 12 Wochen einzuplanen.

Durch die Nichtabgabe von Meldungen innerhalb des Übergangszeitraums, der durch die Umfirmierung entsteht, können euch durch verpasste Fristen zusätzliche Kosten in Form von Verspätungszuschlägen und Strafzahlungen entstehen.

Ein weiteres Problem ergibt sich dadurch, dass die Umfirmierung abgeschlossen sein muss, damit ihr eine neue Registrierung auf den Weg bringen könnt. Liegen euch die Nachweise hierfür (z.B. Handelsregisterauszug) nicht vor, kann der Registrierungsprozess nicht angestoßen werden.

Wenn ihr den Geschäftsbetrieb durch die neue Firma fortsetzt, so bestehen die Steuerpflichten (durch Lieferschwellenüberschreitungen, Lagernutzungen etc.) ab Unternehmensgründung. Die Einhaltung der Fristen für die Abgabe der umsatzsteuerlichen Meldungen ist daher oftmals gar nicht möglich.

Umfirmierung und Quick Fixes

Zwischen dem Zeitpunkt der Umfirmierung und einer etwaigen Neuregistrierung liegt euch keine gültige UStID vor. Daher kann auch nicht mehr die seit dem 01.01.2020 bestehende Voraussetzung für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Verbringung erfüllt werden, bis eine neue UStID ausgestellt wurde.

Hinweis: Hintergrundinformationen zur Bedeutung gültiger UStIDs findet ihr in unserem Artikel: Warum ist die UStID so wichtig?

Für die Übergangszeit bis zum Abschluss der neuen Registrierungen bedeutet dies, dass alle im Namen der neuen Firma getätigten innergemeinschaftlichen Warenverbringungen steuerpflichtig zu bewerten sind. Dies kann schnell zu einem nicht zu unterschätzenden Kostenpunkt werden, da ihr letztendlich Umsatzsteuer auf Umsätze abführen müsst, für die ihr kein Entgelt vereinnahmen werdet.

Diese Kosten könnt ihr nur vermeiden, indem ihr die Lagernutzung in diesen Ländern vorübergehend einstellt, was wiederum Umsatzeinbußen zur Folge haben kann.

Fazit: Umfirmierungen bei bestehenden Steuerpflichten im EU-Ausland sollten wohlüberlegt sein

Wir haben euch in diesem Blogartikel auf einige Risiken hingewiesen, die mit einer Umfirmierung im Onlinehandel einhergehen. Insbesondere wenn ihr als Händler in mehreren EU-Staaten steuerlich aktiv seid, sollte dieser Schritt wohlüberlegt sein.

Die steuerlichen Konsequenzen einer Umfirmierung können schnell zu einem nicht geahnten Kostenpunkt werden, da sowohl Umsetzung als auch etwaige Verspätungszuschläge und Zusatzkosten durch fehlende UStIDs kostenintensive Faktoren darstellen.

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