Übersehene Steuerpflichten und Rechnungskorrekturen im Online-Handel

Der folgende Blogpost ist ein Gastbeitrag der ba group.

Häufig wird im Online-Handel übersehen, dass Lieferungen im EU-Ausland versteuert werden müssen.

Die Umsatzsteuer wird in diesen Fällen weiterhin in Deutschland abgeführt. Auch werden weiterhin Rechnungen mit ausgewiesener deutscher Umsatzsteuer erstellt.

Was sind die Konsequenzen und Korrekturmöglichkeiten in diesen Fällen?

Chancen und Herausforderungen des Online-Handels

Als Online-Händler von Deutschland, Polen oder Tschechien aus Waren ins gesamte europäische Gemeinschaftsgebiet zu verkaufen, funktioniert verblüffend einfach.

Amazon bietet hierfür mittlerweile eine ausgefeilte Infrastruktur und setzt den Händlern monetäre Anreize.

Es gilt daher, schnell verlässliche Lieferanten zu finden und effiziente Lieferketten zu knüpfen, um einen stetigen Warenzufluss zu gewährleisten. Welcher Online-Kunde ist heute noch so geduldig, dass er bereit ist, mehr als drei bis fünf Tage auf seine Bestellung zu warten? Insbesondere Amazon hat sich in den letzten Jahren als logistischer Vorreiter etabliert und die Messlatte hier hoch gesetzt. Die Kunden haben ihre Erwartungen rasant nachgezogen.
Gleichzeitig sollte immer mit mindestens einem Auge die Liquidität im Blick behalten und die eigenen betrieblichen Abläufe Schritt für Schritt professionalisiert werden. Dies geschieht vor allem IT-gestützt, sei es im Bereich der Warenwirtschaft, des Shopsystems, des Zahlungsmanagements, der Rechnungssoftware oder auch der steuerlichen Compliance.

So hilft Taxdoo beispielsweise die für die einzelnen EU-Mitgliedstaaten geltenden gesetzlichen Lieferschwellen digital zu überwachen.

Steuerpflichten im EU-Ausland

Denn, sobald man die Lieferschwelle eines EU-Landes überschreitet, verlagert sich das Besteuerungsrecht für den jeweiligen Umsatz ins Bestimmungsland der Warenlieferung—unabhängig davon, ob Waren nur aus einem oder mehreren anderen EU-Ländern versandt wurden.

Die Folge ist, dass man sich als Online-Händler hier entsprechend steuerlich registrieren und die nach dem jeweiligen nationalen Recht anfallenden Umsatzsteuern erklären und abführen muss. Um kein böses Erwachen in Form von Verspätungszuschlägen oder Nachzahlungszinsen zu erfahren, ist es wichtig, sich rechtzeitig in dem jeweiligen Mitgliedstaat zu melden. Auch hierbei hilft Taxdoo.

Steuerpflichten im EU-Ausland übersehen?

Was passiert aber, wenn die umsatzsteuerliche Compliance anfangs nicht konsequent beachtet wurde? Gegebenenfalls wurde die Lieferschwelle für ein oder mehrere EU-Länder bereits überschritten ohne sich dessen bewusst zu sein. In dem Glauben, die Lieferungen der Waren seien (immer noch) in Deutschland zu versteuern, wurde der Verkaufspreis entsprechend mit 7% oder 19% Umsatzsteuer kalkuliert. Und die Kunden haben ihre Rechnungen mit ausgewiesener deutscher Umsatzsteuer erhalten.
Stellt man als Online-Händler dann später, zum Beispiel mit Unterstützung von Steuerexperten, fest, dass in der umsatzsteuerlichen Beurteilung von Umsätzen durch die Missachtung der Lieferschwellenregelung Fehler passiert sind, gilt es, die Situation schnell und umfassend aufzuarbeiten und aus Compliance-Sicht die richtigen Schritte konsequent zu gehen.

Einerseits sind Prozesse zu implementieren, die sicherstellen, dass man als Unternehmer seinen steuerlichen Pflichten zukünftig grenzüberschreitend, vollständig und fristgerecht nachkommen kann. Andererseits müssen die versäumte steuerliche Registrierung im jeweiligen EU-Land nachgeholt und die bislang nicht abgeführten Umsatzsteuern nacherklärt werden. Verfahrensrechtlich wird dies im Allgemeinen umso herausfordernder, je länger eine Steuerpflicht im EU-Ausland bereits bestanden hat.

Nachträgliche Korrekturen und Erstattungen?

Bemerkt man nachträglich, dass eine Erklärung nicht abgegeben wurde, unrichtig oder unvollständig ist oder dass Steuern nicht in der richtigen Höhe entrichtet worden sind, ist man verpflichtet, dies unverzüglich anzuzeigen und die erforderliche Richtigstellung vorzunehmen.
Die Abführung der Umsatzsteuer im EU-Ausland ist dabei äußerst schmerzhaft, denn diese ist zumeist in einer Summe und vor allem aus eigener Tasche zu zahlen. Die von den Kunden regelmäßig bereits vereinnahmte Umsatzsteuer wurde ja schon ans hiesige Finanzamt abgeführt—und das ganz korrekt. Obwohl der jeweilige Umsatz in Deutschland gar nicht der Umsatzsteuer unterliegt, wird eine vom Unternehmer auf Rechnungen unrichtig (zu hoch) ausgewiesene Umsatzsteuer geschuldet.

Nicht nur, dass die Marge sich gegebenenfalls schon durch im EU-Ausland höhere Umsatzsteuersätze rückwirkend gemindert hat, kann man sich jetzt komplett von dieser verabschieden? Nein, denn die zu hoch ausgewiesenen (und abgeführten) Umsatzsteuern können dem Unternehmer auf Antrag vom Finanzamt zurückerstattet werden.

Als Voraussetzung hierfür ist zu beachten, dass der Unternehmer die nicht korrekten Rechnungen gegenüber den Kunden berichtigen muss. Diese Berichtigungen müssen den Kunden schriftlich zugehen. Die Beweislast hierfür trägt der Händler selbst. Aus Vereinfachungsgründen akzeptiert es das Finanzamt auch, wenn die Kunden dem Online-Händler die nicht korrekten Originalrechnungen einfach zurücksenden. Praktisch dürfte dieser Fall aber aus quantitativen Aspekten wenig Relevanz besitzen.

Rechnungsberichtigungen! Aber wie?

Für die Rechnungsberichtigung gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Ausreichend ist bereits die Berichtigung des Steuerbetrags durch einfache Mitteilung an den Kunden, wenn diese spezifisch und eindeutig auf die zu berichtigende Rechnung bezogen ist.

Doch der Schein kann trügen. Mit welchem Umsatz wurde denn die jeweilige Lieferschwelle tatsächlich überschritten? Welche Kunden sind betroffen? Gibt es im Bestimmungsland, das heißt dem EU-Land, in dem die Umsätze zu versteuern sind, Besonderheiten bei der Rechnungserstellung zu beachten und welcher Umsatzsteuersatz ist anzuwenden? Kennt meine Rechnungssoftware diese Besonderheiten und Steuersätze? Erst wenn man sich diesen Fragen erfolgreich gestellt hat, kann man sich an die eigentliche Rechnungsberichtigung machen. Aufgrund des Wechsels des Besteuerungsrechts ins Bestimmungsland sowie aus Nachweisgründen empfiehlt sich eine Rechnungsberichtigung durch einen Storno der zu berichtigenden Rechnung und dem Ausstellen einer neuen, berichtigten Rechnung. Die falsche Rechnung braucht vom Kunden nicht zurückverlangt werden. Da der Rechnungsbetrag in der berichtigten Rechnung unverändert bleiben soll, ist die richtige Steuer herauszurechnen.

… und raus damit!

Herausforderungen bei der Rechnungskorrektur

Wie lässt sich nun der tatsächliche Zugang einer Rechnungsberichtigung beim Kunden nachweisen? Aufgrund der regelmäßig hohen Transaktionszahlen im Online-Handel sind nicht selten tausende Kunden betroffen. Viele von Ihnen haben nur einmal etwas bestellt und sollen nun dem Händler aktiv bestätigen, dass sie eine Rechnungsberichtigung erhalten haben?

Letztlich verbirgt sich dahinter eine technische Herausforderung, da eine postalische Lösung wie die Übersendung der Berichtigungserklärung mittels Einschreiben mit Rückschein, als schriftlichen Beleg für eine erfolgreiche Übermittlung an die Kunden, zu hohen (Porto-)Kosten führt.

Als Online-Händler verfügt man regelmäßig über die E-Mail-Adressen seiner Kunden. Gelingt es, die berichtigte Rechnung dem Kunden mittels Upload-Link zu senden, über den die neue Rechnung nach Anklicken durch den Kunden heruntergeladen wird, lässt sich der Nachweis über den tatsächlichen Zugang beim Kunden entsprechend einsammeln und die seitens der Finanzverwaltung an eine Rechnungsberichtigung gestellten Anforderungen erfüllen.

Da die Rücklaufquote hierbei realistisch betrachtet ohne zusätzliche Motivation für die Kunden wohl niedrig ausfallen wird, ist ein wenig Kreativität gefordert, um das Lesen der E-Mail und den Upload der Rechnungsberichtigung für den Kunden attraktiv zu gestalten.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht gesehen besitzt der Online-Händler ein berechtigtes Interesse an den personenbezogenen Zugangsbestätigungen der Kunden—unter anderem, weil er aufgrund gesetzlicher Regelungen verpflichtet ist, entsprechende Informationen einzuholen.

Dennoch sollte vorausschauend ein entsprechender Hinweis zu diesem besonderen Verfahren in der E-Mail an die Kunden sowie den eigenen Datenschutzrichtlinien eingefügt werden.

Es gibt keine zeitliche Einschränkung für die Berichtigung einer falschen Rechnung. Eine Rückwirkung auf den Zeitpunkt der Ausstellung der zu berichtigenden Rechnung ist aber nicht möglich. Dies bedeutet, dass es erst in dem Besteuerungszeitraum zu einer Umsatzsteuerminderung kommen kann, in dem der Unternehmer die falschen Rechnungen gegenüber seinen Kunden berichtigt hat.

Pragmatische Vorgehensweise einiger Finanzämter

Einige Finanzämter erlauben eine deutliche pragmatischere Vorgehensweise. Danach genügt es, den Nachweis zu erbringen, dass eine steuerliche Registrierung im jeweiligen EU-Staat vorliegt und die entsprechenden Steuern festgesetzt und gezahlt worden sind.

Auf die Rechnungsberichtigung kommt es hier scheinbar entgegen der gesetzlichen Vorgabe nicht an.

In diesen Fällen wird es regelmäßig vorkommen, dass es vor der Erstattung zu einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung kommt. Die Wahrscheinlichkeit dafür dürfte mit der Höhe des Erstattungsbetrages steigen.

Fazit

Online-Händler, die EU- oder weltweit versenden, bewegen sich aus steuerlicher Sicht gesehen genau wie ihre Waren fließend über Ländergrenzen hinweg. Dieser Eigenschaft als „steuer-fluid“ sollte man sich von Anfang an auf seinem unternehmerischen Wachstumspfad bewusst sein. Ratsam ist es daher, frühzeitig Prozesse zu implementieren, die individualisiert, automatisiert und laufend über die eigenen steuerlichen Verpflichtungen Auskunft geben.

Taxdoo: Automatisierte Finanzbuchhaltung und Meldungen im EU-Ausland für Online-Händler

Taxdoo bezieht automatisiert Daten aus Amazon, eBay und den gängigsten ERP- (z.B. Afterbuy, Billbee, plentymarkets oder JTL) und Shop-Systemen (z.B. Shopify), bereitet sie umsatzsteuerlich auf, überführt sie in die Finanzbuchhaltung und kann sie auch im Ausland melden.

Die automatisierten Meldungen, sowohl laufend als auch rückwirkend, im EU-Ausland sind neben einem Grundpreis für die Datenaufbereitung bereits ab 79 Euro pro Monat und pro Staat möglich.

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