Seit dem 1. Januar 2020 hat die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) eine erhöhte Bedeutung im innereuropäischen Warenverkehr. Die sog. Quick Fixes (wir haben unter anderem hier darüber berichtet) verlangen vom Händler, die USt-ID des Abnehmers zu prüfen.

Nur wenn die USt-ID zum Zeitpunkt der Transaktion valide ist, liegen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Transaktion vor (innergemeinschaftliche Lieferung).

Dies gilt auch für innergemeinschaftliche Verbringungen im Rahmen von FBA oder anderen Programmen. In diesem Artikel zeigen wir euch, was das genau bedeutet und wie Taxdoo euch dabei unterstützen kann.

Die Prüfung von USt-IDs wird ein Schwerpunkt von Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und Betriebsprüfungen der kommenden Monate und Jahre im Online-Handel sein.

Wofür gibt es die USt-ID?

Die Umsatzsteuer soll den privaten Endkunden belasten, nicht den liefernden Unternehmer. Innerhalb des gleichen Landes kann der Unternehmer einfach die bezahlte Umsatzsteuer an Lieferanten als Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen.

Im innereuropäischen Warenverkehr soll das Prinzip, dass nur der Endkunde belastet werden soll, beibehalten werden. Hierfür gibt es USt-IDs. Mit dieser identifiziert sich ein Abnehmer als Unternehmer und ist somit kein privater Endkunde mehr. In diesem Fall ist die Lieferung steuerfrei (es gibt lokale Besonderheiten und Ausnahmen). Der Abnehmer im Bestimmungsland versteuert einen Erwerb, für den er regelmäßig wiederum auch einen Vorsteuerabzug geltend machen kann.

Die Vergabe der USt-ID erfolgt durch die nationalen Steuerbehörden, in Deutschland ist dies das Bundeszentralamt für Steuern. Die USt-ID beginnt stets mit dem Länderkürzel (für Deutschland DE), gefolgt von einer Kombination aus Zahlen und Buchstaben.

Warum und wie oft sollte man eine USt-ID prüfen?

Die Umsatzsteuer ist die aufkommensstärkste Steuerart in den meisten Ländern und betrugsanfällig. Deshalb ist die Steuerfreiheit von Transaktionen an hohe Bedingungen geknüpft. Als Lieferant der Ware seid ihr als Händler in der Pflicht zu belegen, dass ihr wirklich an einen Unternehmer geliefert habt, und nicht an einen privaten Endkunden. Ihr müsst nachweisen, dass zum Zeitpunkt der Transaktion der Empfänger eurer Ware ein Unternehmer war. Bei einer regelmäßigen Geschäftsbeziehung solltet ihr die USt-ID jeden Monat neu auf ihre Gültigkeit überprüfen.

Besonderheiten der USt-ID bei FBA

Im Rahmen des Programms "Fulfillment by Amazon" (FBA) gibt es für euch als Händler die Möglichkeit, eure Ware in Amazon-Warenhäusern in vielen EU-Ländern zu lagern und von dort aus an euere Kunden versenden zu lassen. Sobald Amazon beginnt, die Ware von einem deutschen Lager in ein ausländisches Lager zu senden, so ist dies umsatzsteuerlich wie ein Verkauf an einen anderen Unternehmer zu betrachten (in diesem Fall an euch selbst, aber eben in einem anderen EU-Land). Ihr müsst also in diesem Fall eure eigene Unternehmereigenschaft im Zielland der Ware nachweisen können.

Bevor ihr die Lageroption bei Amazon aktiviert, solltet ihr euch daher im jeweiligen Land umsatzsteuerlich registrieren lassen und bekommt in diesem Rahmen eine USt-ID von diesem Land zugeteilt. Tut ihr das nicht, ist die Umlagerung der Ware durch Amazon als steuerpflichtige Lieferung zu erfassen. Die entsprechende Umsatzsteuer schuldet ihr.

Wie kann man eine USt-ID prüfen?

Die Prüfung der USt-ID könnt ihr einfach online vornehmen. Für deutsche Unternehmer hat das Bundeszentralamt für Steuern ein Formular zur Verfügung gestellt. Nach Eingabe eurer eigenen USt-ID könnt ihr hier die USt-ID eures Abnehmers prüfen. Ihr solltet hier auch zusätzlich die Adresse des Lieferanten überprüfen. Eine schriftliche Bestätigung der Abfrage könnt ihr euch auch ohne zusätzliche Kosten per Post schicken lassen.

Eine zweite Möglichkeit ist Prüfung über VIES, ein Portal der Europäischen Union. VIES verfügt selbst über keine Datenbank, sondern fragt die Informationen bei den jeweiligen nationalen Behörden ab. Die Möglichkeit, euch den Prüfnachweis per Post zu schicken, gibt es bei VIES derzeit nicht.

Wie prüft Taxdoo die USt-ID?

Taxdoo ist die Compliance-Plattform für die digitale Ökonomie. Das bedeutet: Mithilfe von Technologie automatisieren wir so viele Compliance-Schritte wie möglich und machen damit die Befolgung von Regeln einfach,  sicher und günstig.

Bei der Prüfung von USt-ID machen wir keine Ausnahme. Alle USt-IDs, die wir über eine unserer zahlreichen Schnittstellen oder unsere API importieren, werden automatisiert über die VIES-Schnittstelle auf ihre Gültigkeit geprüft. Dabei prüfen wir gleichzeitig auch die Gültigkeit der Firmenadresse, sofern sie bei Taxdoo vorliegt.

Damit führt Taxdoo eine sog. qualifizierte Abfrage durch. Diese ist wichtig, weil eine USt-ID auch missbraucht werden kann. Betrüger verwenden häufig eine USt-ID, welche ihnen nicht gehört, und lassen sich so Waren steuerfrei liefern.

Auch im Rahmen einer nachgelagerten Betriebsprüfung ist mit der Hilfe von Taxdoo alles transparent, nachvollziehbar und dokumentiert.

Unsere Prüfungen werden mitsamt Ergebnis, Datum und Uhrzeit von uns gespeichert. Jeder Prüfvorgang erhält dabei eine eindeutige Nummer und bleibt damit auch künftig nachvollziehbar.

Dieser Prüfvorgang wird automatisiert jeden Monat wiederholt. Damit ist sichergestellt, dass die Gültigkeit einer Umsatzsteueridentifikationsnummer auch über einen längeren Zeitraum verfolgt werden kann. Vor allem für eine längere Geschäftsbeziehung ist dies von essenzieller Bedeutung.

Nur wenn eine USt-ID zum Zeitpunkt der Transaktion valide war, sind die Voraussetzungen für eine Steuerfreiheit der Transaktion gegeben. Dieses Ergebnis fließt dann automatisch in die Bewertung der Transaktion ein.

Somit überführt Taxdoo auch nur geprüfte und valide USt-IDs in die Finanzbuchhaltung im Rahmen unser Partnerschaft mit der DATEV.

Rechnungskorrektur kann notwendig werden

Taxdoo selbst erstellt keine Rechnungen. Eure Rechnungen werden meist automatisiert von einem Drittanbieter-Tool oder euer ERP-Software erstellt. Falls eure Rechnungssoftware die USt-ID nicht ebenfalls prüft, kann es passieren, dass eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt wird, obwohl die USt-ID zum Zeitpunkt der Transaktion nicht valide war. In diesem Fall müsst ihr die Rechnung korrigieren.

Vorschau: USt-IDs über die Taxdoo-API prüfen

Im Laufe des Jahres werden wir es für Drittanbieter möglich machen, USt-IDs in Echtzeit direkt über unsere API zu prüfen. Damit könnte euer Rechnungstool, ERP- oder Shop-System die Gültigkeit von USt-IDs prüfen, bevor eine Rechnung erstellt wird. Wenn ihr der Anbieter eines der vorgenannten Systeme seid, meldet euch gerne unter partner@taxdoo.com.

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