Onlinehändler weisen eine Vielzahl an technischen Besonderheiten auf, welche die Betreuung dieser Mandanten schwieriger erscheinen lässt. Beispielsweise führen bereits kleinere Onlinehändler mehrere tausend Transaktionen pro Monat durch. Um Onlinehändler kostendeckend beraten zu können, ist es noch wichtiger als bei klassischen Mandanten, dass die Prozesse so weit wie möglich automatisiert sind.

Der vorliegende Blogbeitrag zeigt, welche Herausforderungen sich für Kanzleien ergeben, die Onlinehändler betreuen und wie diese gelöst werden können.

Herausforderungen bei Onlinehändlern als Mandanten

Im Alltag ergeben sich als Steuerberater die folgenden drei technischen Herausforderungen, die zu bewältigen sind:

  • Herausforderung 1 - Datenimport bei Onlinehändlern: Es muss sichergestellt werden, dass alle steuerrelevanten Daten des Onlinehändlers in der Kanzleisoftware vorliegen
  • Herausforderung 2 - Automatische Rechnungserstellung: Es muss sichergestellt werden, dass die Software zur Rechnungserstellung korrekt eingestellt ist
  • Herausforderung 3 - Verfahrensdokumentation für Onlinehändler: Bei Onlinehändlern kommen eine Vielzahl von Softwarelösungen zum Einsatz, wodurch das Thema Verfahrensdokumentation an Bedeutung zunimmt

Die einzelnen Herausforderungen werden im Folgenden näher beleuchtet.

Herausforderung 1: Datenimport bei Onlinehändlern

Onlinehändler verwenden klassischerweise eine Vielzahl von Softwarelösungen wie z. B. Shop- oder Warenwirtschaftssysteme. Um die monatliche Finanzbuchführung für den Mandanten erledigen zu können, muss sichergestellt sein, dass alle Transaktionsdaten aus den verschiedenen Systemen in der Kanzleisoftware vollständig und entsprechend frühzeitig vorliegen. Ohne technische Unterstützung müssten die einzelnen Transaktionen aus den verschiedenen Systemen von der Kanzlei äußerst umständlich nach DATEV eingelesen werden. Eine manuelle Buchung ist für Kanzleien nicht mehr kostenwirksam machbar und aufgrund der vielen manuellen Schritten mit dem Risiko verbunden, dass Übertragungsfehlern gemacht werden.

Hierbei unterstützen Softwarelösungen wie Taxdoo. Taxdoo sammelt über Schnittstellen zu den verschiedenen Systemen des Mandanten alle Transaktionsdaten ein. Mittels der DATEV-Schnittstelle können alle Daten in die eigene Kanzleisoftware überführt werden.

Bei Schnittstellenthemen ist es vorteilhaft, wenn es innerhalb der eigenen Kanzlei einen Ansprechpartner gibt, der sich mit den Eigenheiten der DATEV-Schnittstelle auskennt. Klassischerweise wird diese Aufgabe von einem IT-affinen Steuerfachangestellten übernommen.

Hinweis: Wie sich eine Kanzlei auf den digitalen Wandel vorbereitet kann und welche Herausforderungen bei dem Thema zu berücksichtigen sind, kannst Du vertieft hier nachlesen.

Herausforderung 2: Automatische Rechnungserstellung

Bei Onlinehändlern kann es teilweise in sehr kurzer Zeit dazu kommen, dass das vertriebene Produkt in ganz Europa nachgefragt wird und die Geschäfte entsprechend skalieren. In einer solchen Situation ist der Fokus des Onlinehändlers oftmals mehr auf Skalierungs- und weniger auf Compliance-Fragen gerichtet. Rechnungen werden teilautomatisiert geschrieben und sind aus dem Blickfeld des Mandanten.

In einer solchen Situation werden oftmals unbemerkt Rechnungen in Masse falsch ausgestellt. Technisch ist es möglich, alle falsch geschriebenen Rechnungen zu stornieren und neu auszustellen. Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist dies allerdings mit großen Risiken verbunden.

Hat ein Onlinehändler entweder zu Unrecht oder eine falsche Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausgewiesen, kann dies unbemerkt eklatante Folgen haben. Neben den steuerstrafrechtlichen Konsequenzen einer etwaigen Steuerhinterziehung, können Nachforderungen der Finanzämter das Unternehmen in erhebliche Schieflage bringen.

Vor diesem Hintergrund ist es äußerst wichtig, Mandanten insbesondere in Zeiten der Skalierung an die Hand zu nehmen und sicherzustellen, dass die Eckdaten in der Software zur Rechnungserstellung korrekt eingestellt sind.

Hinweis: In einem anderen Gastbeitrag von Christian Deák könnt ihr euch gerne nochmals vertieft ansehen, welche Risiken falsch erstellte Rechnungen mit sich bringen.

Herausforderung 3: Verfahrensdokumentation für Onlinehändler

Onlinehändler, die in den letzten Monaten durch das Finanzamt geprüft wurden, werden sehr wahrscheinlich nach ihrer Verfahrensdokumentation gefragt worden sein. Eine der wesentlichen Aufgaben einer Verfahrensdokumentation ist es, dem Betriebsprüfer die Prozesse hinsichtlich aller steuerrelevanten Daten und Datenströme verständlich darzustellen.

In einer Verfahrensdokumentation eines Onlinehändlers sollten auch die Besonderheiten des Onlinehandels abgebildet sein. Daher sollte verständlich dargestellt sein, wie beispielsweise die steuerrelevanten Daten von einem Shopsystem bis zur Kanzleisoftware übertragen wurden.

Hinweis: Taxdoo stellt seinen Nutzern eine Verfahrensdokumentation bereit. Mehr zu dem Thema erfährst Du hier.

Fazit

Wenn der Austausch der Daten mit dem Mandanten bestmöglich automatisiert wurde, der korrekte Prozess der Rechnungserstellung beim Mandanten sichergestellt wurde und die Verfahrensdokumentation vorliegt, kann die eigentliche Arbeit beginnen. Die individuelle Beratung des Onlinehändlers bei seinen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen.

Christian Deák

Christian Deák ist Steuerberater und Inhaber der Steuerkanzlei DHW, die sich insbesondere auf den Bereich E-Commerce spezialisiert hat. Er ist Dozent für Steuerrecht an der Hochschule FOM und beim Deubner Verlag für papierlose Steuerberatung. Zudem ist Christian Studienleiter bei der Steuerfachschule Dr. Endriss für den „Tax Specialist E Commerce“ und „Fachassistent Digitalisierung und IT Prozesse“. Auch als Fachberater für Umstrukturierung (IFU / ISM gGmbH)
Zertifizierter Berater (IFU / ISM gGmbH) für Online - Handel / E - Commerce
- die Unternehmensnachfolge darf sich Christian bezeichnen. Des Weiteren betreibt er einen erfolgreichen Podcast zum Thema Digitalisierung der Steuerberatung.

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