Ich bin Onlinehändler – Muss ich eine Rechnung erstellen?

Ja und nein. Grundsätzlich ist jeder Kaufmann verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu führen und entsprechende Belege nachzuweisen. Dies geschieht unter anderem durch eine Rechnung.

Sollte Dein Kunde eine Privatperson sein, ist es nicht notwendig, eine Rechnung zu erstellen. Es kann aber viele Vorteile bieten, da Du gemäß §312f Abs. 2 BGB als Händler bei Fernabsatzgeschäften mit Privatpersonen – also Geschäften über das Internet oder Telefon – dem Verbraucher eine Bestätigung des Vertrags mit allen Pflichtinformationen nach Art. 246a §1 EGBGB und zwar spätestens bei Lieferung der bestellten Ware zur Verfügung stellen musst.

Wenn Dein Kunde jedoch ein Unternehmer ist – es sich also um ein B2B-Geschäft handelt – bist Du verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, sobald der Betrag über 250.- Euro liegt. Hier sind die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG zu beachten.

Worauf muss ich bei der Rechnung im Onlinehandel achten?

Auch bei einer Rechnung im Onlinehandel ist es wichtig, dass alle gesetzlich geforderten Pflichtangaben auf der Rechnung erscheinen. Ist dies nicht der Fall, kann es zu unangenehmen Situationen für Dein Unternehmen kommen.

Fehlt eine Pflichtangabe, wird das Dokument unter Umständen vom Finanzamt nicht akzeptiert und bei der Vor- bzw. Umsatzsteueranmeldung nicht anerkannt.

Dies kann rechtliche und finanzielle Folgen haben, sowohl für den Aussteller der Rechnung, als auch für den Rechnungsempfänger.

Bei wiederholt falsch ausgestellten Rechnungen, kann demnach auch die Kundenbeziehung dauerhaft gefährdet werden. Deshalb gilt es, eine genaue Kontrolle vor dem Versenden der Rechnung vorzunehmen sowie sich durch eine automatisierte Rechnungssoftware unterstützen zu lassen.

Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?

  • Der vollständige Name und die vollständige Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers
  • Die Steuernummer (Steuer-ID) oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Rechnungsausstellers
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
  • Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Menge oder Umfang sowie Art der abzurechnenden Leistung
  • Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie der anzuwendende Steuersatz
  • Vereinbarte Entgeltminderungen (z.B. Rabatte, Boni, Skonti etc.)
  • Im Falle einer Gutschrift, die Angabe „Gutschrift“ statt „Rechnung“

Eine Rechnung kann vom Finanzamt als fehlerhaft eingestuft werden, wenn folgende Angaben fehlen oder falsch aufgeführt sind:

  • Fehlende bzw. fehlerhafte Rechnungsnummer oder Steuernummer
  • Fehlende oder falsche Angabe von Umsatzsteuersatz oder Leistungsdatum
  • Falsche oder unvollständige Namens-, Firmen- oder Adressangaben

Falsche Angaben bzgl. der Steuernummer oder des Steuersatzes auf den Rechnungen gefährden vor allem den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers.

Das wiederum hat jedoch auch Auswirkungen auf den Rechnungsaussteller, denn dieser muss die Rechnung ggf. nachträglich korrigieren. Sollte dies zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung, gilt es, die entsprechenden rechtlichen Vorgaben nach § 14 Abs. 4 UStG einzuhalten.

Eine Rechnung im Sinne des Vorsteuerabzugs ist wiederum nur dann berichtigungsfähig, wenn sie die folgenden Angaben enthält:

  • Rechnungsaussteller
  • Leistungsempfänger
  • Leistungsbeschreibung
  • Entgelt
  • Gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer

Sollten diese Bedingungen nicht erfüllt sein, drohen Kosten, mit denen das Unternehmen nicht gerechnet hat. Auch wenn nach der Korrektur der Rechnung die Vorsteuern nicht zurückgezahlt werden müssen, wird unter Umständen die bei der ursprünglichen Ausstellung der unvollständigen Rechnung veranlagte Vorsteuer mit sechs 6 Prozent pro Jahr bis zum Zeitpunkt der Rechnungskorrektur verzinst. Da diese Rechnungskorrekturen oftmals aufgrund von Betriebsprüfungen erfolgen, kann der Zinsschaden enorm hoch ausfallen.

Automatisierte Rechnungen für Onlinehändler

Gerade für Onlinehändler ist es besonders wichtig, die Rechnungserstellung zu automatisieren, um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben zuverlässig auf der Rechnung erscheinen.

Bei der automatisierten Ausstellung von Rechnungen unterstützt Dich die cloudbasierte Rechnungssoftware von easybill, mit der Du einfach und schnell korrekte Rechnungen erstellen kannst. Einmal im Kundenstamm hinterlegte Angaben werden automatisch in das Dokument gezogen. So sparst Du Zeit und kannst zudem sichergehen, dass Du bzw. Dein Kunde später keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Auch die Rechnungsnummer wird automatisch vergeben, so dass dabei keine Fehler oder Lücken entstehen können.

Hinzu kommt, dass viele Onlinehändler unterschiedliche Verkaufskanäle wie Amazon, eBay, Zalando, etc. nutzen, denn Marktplätze wie Amazon oder eBay machen inzwischen die Hälfte des Gesamtumsatzes im Onlinehandel aus. Umso wichtiger ist es also, dass die Rechnungen über alle Verkaufskanäle hinweg automatisiert erstellt werden können.

Für Amazon ist es notwendig, dass die erstellten Rechnungen innerhalb von 24 Stunden hochgeladen werden. Hierbei ist ein automatisiertes Verfahren unabdingbar, da dies bei einer höheren Anzahl von Verkäufen manuell nicht mehr geleistet werden kann. Easybill unterstützt die Anbindung an zahlreiche Marktplätze und Onlineshops wie Amazon, eBay, WooCommerce, etc.

Elektronische Rechnungen – Was ist zu beachten?

Mehr und mehr Onlinehändler entscheiden sich für die elektronischen Rechnungen oder E-Rechnungen, da sowohl die Versendung als auch die Aufbewahrung im Vergleich zur Papierform wenig Aufwand und Kosten erfordern.

Elektronische Rechnungen müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Rechnungen in Papierform. Auch bei diesen Dokumenten ist die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zu gewährleisten.

Eine Besonderheit ist hier zu beachten: Rechnungen müssen grundsätzlich im Original aufbewahrt werden. Da die E-Rechnung ein elektronisches Dokument ist, muss diese demnach elektronisch archiviert werden. Es genügt also nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, d.h. es muss sichergestellt sein, dass die Dateien innerhalb dieses Zeitraums geöffnet und gelesen werden können. Wenn eine E-Mail als Transportmittel (analog dem Briefumschlag) für die Versendung der Rechnung dient, muss diese nicht zusätzlich aufbewahrt werden. E-Mails allerdings mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufzubewahren. Easybill unterstützt dich bei der Archivierung und dem automatischen Versand deiner Rechnungen. Mit wenigen Klicks erreichst du, dass deine Rechnungen korrekt und rechtzeitig an deine Kunden versendet werden.

Rechnungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen

Während bei Geschäften im Inland die Umsatzsteuer in der Rechnung ausgewiesen wird, gelten bei Geschäften mit Kunden aus der EU oder dem europäischen Wirtschaftsraum (EWR) andere Regelungen.

Hier kommt es darauf an, ob Deine Kunden Unternehmen oder Privatpersonen sind. Wenn Dein Kunde ein Unternehmer ist und eine UID (Umsatzsteueridentnummer) angeben kann, weist Du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aus. Hierbei musst Du darauf achten, dass sowohl Deine UID als auch die Deines Kunden auf der Rechnung erscheinen. Die Lieferung ist in dem Fall also umsatzsteuerfrei und die Rechnung muss mit der Formulierung Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b UStG versehen werden.

Für den Handel mit Privatpersonen oder Unternehmen wie Kleinunternehmer, die keine UID haben, gilt allerdings das Ursprungslandprinzip. Bei einer Leistungserbringung an einen Nicht-Unternehmer (B2C) gilt als Leistungsort der Ort, an dem das leistende Unternehmen ansässig ist.
Deine Rechnung ins EU-Ausland erstellst Du in diesem Fall wie bei einer Inlandsrechnung, d.h. Du führst den jeweils gültigen Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %, bzw. nach dem Corona-Steuerhilfegesetz bis Ende 2020 noch 16 % oder 5 %) auf Deiner Rechnung auf.

Hinweis: Wenn Du allerdings häufig Verkäufe ins EU-Ausland tätigst und der Wert deiner Verkäufe in die EU entsprechend hoch ist, ist es wichtig, auf bestimmte Regelungen zu achten.

Nach der sogenannten Versandhandelsregelung gemäß § 3 a Abs. 1 UStG sind Versendungen an Privatpersonen innerhalb der EU im Land des Empfängers zu besteuern, wenn die Lieferschwelle in diesem Land überschritten wurde.

Dies bedeutet, dass die Lieferung der Besteuerung im Bestimmungsland unterliegt und Du somit den Umsatzsteuersatz des Bestimmungslandes beachten musst. In diesem Zusammenhang gelten die Lieferschwellen der jeweiligen Empfangsländer.

Was sind Lieferschwellen?

Lieferschwellen legen fest, ab welchem verkauften Nettowarenwert für die Einfuhr in die EU-Mitgliedsstaaten eine umsatzsteuerliche Registrierung in dem jeweiligen Bestimmungsland notwendig ist.

Wenn Du als Onlinehändler deine Waren innerhalb der EU an Privatpersonen verkaufst, musst Du sie demnach ab einer bestimmten Höhe – die sich nach den Nettowarenwerten eines Kalenderjahres richtet – im jeweiligen Land umsatzsteuerlich abführen. Diese Höhe wird durch die Lieferschwelle festgelegt.

Durch Verzicht auf die Lieferschwelle kann sich außerdem ein Unternehmer im entsprechenden Land auch sofort steuerlich registrieren und Steuern abführen.

Die jeweiligen Werte der Lieferschwelle unterscheiden sich je nach Land und werden hin und wieder angepasst, was zu einer unangenehmen Steuerfalle führen kann. Diese solltest Du also regelmäßig überwachen, sonst drohen Dir empfindliche Nachzahlungen oder gar Strafverfahren. So hat Frankreich beispielsweise in 2016 die Grenzen von 100.000 Euro auf nur 35.000 Euro Nettowarenwert pro Kalenderjahr gesenkt. Wer solche Informationen übersieht, kann große Probleme bekommen.

Mit Taxdoo werden Deine Lieferschwellen automatisch und tagesaktuell überwacht, damit Du keine Überschreitung verpasst!

Neuerungen der Lieferschwellenregelung in 2021

Im Jahr 2021 soll die oben dargestellte Lieferschwellenregelung allerdings entfallen. Ursprünglich war dies für den 01.01.2021 geplant, jedoch wurde die Einführung inzwischen auf den 01.07.2021 verschoben.

Bis dahin heißt es also, wachsam bleiben.

Die sogenannte Fernverkaufsregelung ersetzt dann die bisherige Lieferschwellenregelung. Es wird weiterhin eine Verlagerung des Lieferorts und damit der Umsatzsteuer in dasjenige Land geben, in welches Händler ihre Waren liefern.

Es greift allerdings nur noch eine einheitliche, neue Schwellenwertregelung von 10.000 Euro pro Jahr für Warensendungen innerhalb der EU.

Verkauf an Kunden in Drittland – Die Ausfuhrlieferung

Die Lieferung an einen Abnehmer in einem Drittland ist nach § 4 Nr. 1 Buchst. a UStG in Deutschland umsatzsteuerfrei. Die Rechnung über eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung wird also ohne Umsatzsteuer ausgestellt.

Abgesehen von den bekannten Pflichtangaben muss die Rechnung einen Hinweis auf die Umsatzsteuerfreiheit der Lieferung enthalten: Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a UStG

Über den Autor:

Marcus Keyser

Business Developer & Head of Support der easybill GmbH.

Keyser09_2017

Die easybill GmbH ist spezialisiert auf das Dokumentenmanagement im B2C, B2B und E-Commerce Bereich auf der gesamten Ausgangsseite. In easybill findet Ihr ein maximales Maß an Flexibilität und zugleich größter Sicherheit, gepaart mit einem perfekten Kundenservice. Unternehmen wie Flyeralarm, FTI und E-Commerce Größen wie Fintie vertrauen seit vielen Jahren auf easybill.

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