Das richtige Leistungsdatum für eure Amazon-Rechnung

In diesem Blogpost wollen wir auf einen systematischen Fehler bei Rechnungstools, welche automatisiert Rechnungen z.B. für Amazon-FBA-Transaktionen erstellen, hinweisen. Betroffen sind nach unseren Erfahrungen viele Rechnungstools von A bis Z.

Auf Rechnungen finden sich in der Regel zwei Datumsangaben: Das Rechnungs- und das Leistungsdatum (oder auch Leistungszeitraum). Während das Rechnungsdatum einfach der Tag ist, an dem die Rechnung erstellt wurde, ist es beim Leistungsdatum etwas komplizierter.

Das auf den Rechnungen auszuweisende Leistungsdatum ist der Zeitpunkt, zu dem eine Lieferung umsatzsteuerlich erfasst wird.

Eine Fehlbeurteilung des Zeitpunkts führt dazu, dass Umsatzsteuer-Erklärungen und Rechnungen falsch sind. Zudem werden Lieferschwellen falsch überwacht und bestimmt.

Wann entsteht die Steuer für eine Lieferung?

Laut Gesetz entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem eine Lieferung als ausgeführt gilt. Der Voranmeldungszeitraum für die meisten Online-Händler ist der Monat. Im Folgenden beziehen wir uns daher zur besseren Lesbarkeit immer auf den Monat.

Im Online-Handel gibt es zwei Ausnahmen von dieser Regel.

• Ausnahme 1: Wenn die Umsätze des Vorjahres unter 500.000 Euro lagen, entsteht die Umsatzsteuer für Lieferungen erst mit Ablauf des Monats, in dem das Entgelt vereinnahmt wurde. Diese sogenannte Ist-Versteuerung muss jedoch beim Finanzamt beantragt werden.
• Ausnahme 2: Wird das Entgelt vereinnahmt, bevor die Lieferung ausgeführt wurde, entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Ablauf des Monats, in dem das Geld vereinnahmt wurde.

Die zentrale Frage für die meisten Händler ist also: Wann gilt eine Lieferung als ausgeführt? —anders formuliert— Was ist der Zeitpunkt einer Lieferung?

Zentrale Frage: Was ist der Zeitpunkt einer Lieferung?

Der Zeitpunkt einer Lieferung im Online-Handel ist der Zeitpunkt, in welcher die Ware an den Kunden versendet wird.

Schauen wir uns einmal das folgende Beispiel an.

Der Zeitpunkt einer Lieferung, welche vom Kunden am 31. Dezember 2017 bestellt, am 02. Januar 2018 an den Kunden versendet und am 04. Januar 2018 bei ihm ankommt, ist der 02. Januar 2018. Die Steuer entsteht daher mit Ablauf des Januar 2018.

Viele Rechnungstools würden jedoch auf den 31. Dezember 2017 abstellen. Warum?

Rechnungstools stellen oft auf das Kaufdatum ab

Rechnungstools stellen jedoch häufig auf das Kaufdatum ab.

Das ist falsch.

Im Umsatzsteuerrecht ist das Drücken des Jetzt Kaufen-Buttons nicht relevant. Es stellt zur Bestimmung des Zeitpunkts der Lieferung lediglich auf den Zeitpunkt des Beginns der Lieferung ab.

Darum sind vor allem FBA-Händler betrofffen

Wenn ihr eure Ware von Amazon versenden lasst, ist die Unterscheidung zwischen Kauf und Beginn der Lieferung besonders wichtig. Anders als im eigenen Lager habt ihr es hier nicht in der Hand, wann Amazon die Ware versendet. Wir wissen aus der täglichen Auswertung von FBA-Bestellungen, dass zwischen Kauf und Versand manchmal mehrere Werktage liegen können. Stellt eurer Rechnungstool dann auf das Kaufdatum ab, sind die Auswirkungen besonders schwerwiegend.

Was sind die Auswirkungen der Fehlbeurteilung?

Falsche Rechnungspflichtangaben

Das Umsatzsteuergesetz verlangt, dass der Zeitpunkt der Lieferung in der Rechnung aufgeführt wird.

Der häufig verwendete Hinweis in vielen Rechnungen Der Zeitpunkt der Lieferung entspricht dem Rechnungsdatum darf nur verwendet werden, wenn dies tatsächlich der Fall ist.

Bei grenzüberschreitenden Lieferungen kommt noch Folgendes hinzu.

Falsche Lieferschwellenüberwachung

Die Lieferung, mit welcher die jeweilige Lieferschwelle eines EU-Staates überschritten wird, muss bereits im Bestimmungsland versteuert wird.

Wird der Zeitpunkt der Lieferungen systematisch falsch bestimmt, sind letztendlich die jeweiligen Umsatzsteuererklärungen im Ursprungs- und im Bestimmungsland falsch.

_{Lieferschwellen: Wird die Überschreitung der Lieferschwelle falsch ermittelt, sind die Umsatzsteuer-Erklärungen in beiden Staaten falsch.}

Falsche Umsatzsteuererklärungen

Wir sehen sehr häufig, dass Lieferungen anhand ihres Rechnungsdatums umsatzsteuerlich und buchhalterisch beurteilt werden.

Da das Rechnungsdatum im Online-Handel auch oftmals das vermeintliche Datum der Lieferung sein soll, sind Umsatzsteuer-Erklärungen in diesem Fall systematisch falsch.

Was sind die Konsequenzen?

Falsche Umsatzsteuer-Erklärungen verursachen im besten Fall nur unnötigen zusätzlichen Verwaltungsaufwand für eure Buchhaltung und euer Steuerbüro – im schlimmsten Fall können aber Strafzahlungen daraus erwachsen.

Müsst ihr feststellen, dass wegen eines falsch ermittelten Datums für den Lieferschwellen-Übertritt im In- und im Ausland falsche Erklärungen abgegeben wurden, verdoppelt sich dieser Aufwand nochmals.

Darüber hinaus wird ein Betriebsprüfer, welcher derartige systematische Fehler feststellt, immer anfangen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu hinterfragen.

Das solltet ihr tun

Prüft eure Ausgangsrechnungen und zieht als Vergleich den zugrundeliegenden Bericht von Amazon dazu. Diesen könnt ihr euch einfach in Seller Central herunterladen. Dieser Bericht enthält neben der Rechnungsadresse sowohl das Kauf- als auch das Versand- und Bezahldatum. Das auf der Rechnung ausgewiesene Leistungsdatum muss das frühere aus Versand- und Bezahldatum sein. Falls nicht, ist die Rechnung, eure Lieferschwellenüberwachung und gegebenenfalls auch eure Umsatzsteuervoranmeldung falsch.

Taxdoo hilft euch dabei, eure Lieferschwellen korrekt zu überwachen. Viele unserer Kunden, die externe Rechnungstools verwenden, kontrollieren parallel mithilfe von Taxdoo ihre Lieferschwellen.

Taxdoo: Automatisierte Finanzbuchhaltung und Umsatzsteuer-Compliance für den Online-Handel

Taxdoo bezieht automatisiert Daten aus Amazon, eBay und den gängigsten ERP- (z.B. Afterbuy, Billbee, plentymarkets oder JTL) und Shop-Systemen (z.B. Shopify), bereitet sie umsatzsteuerlich auf, überführt sie in die Finanzbuchhaltung und kann sie auch im Ausland melden.

Die automatisierten Meldungen im EU-Ausland sind neben einem Grundpreis für die Datenaufbereitung bereits ab 79 Euro pro Monat und pro Staat möglich.

Unser DATEV-Export erspart euch und eurem Steuerberater viel manuelle Arbeit und kann z.B. Amazon vollständig (Erlöse, Verbringungen, Gebühren, Schadensersatz, …) automatisiert verbuchen.

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