Was muss in eine deutsche Rechnung?

In diesem Beitrag erklären wir euch, in welchen Fällen ihr zwingend Rechnungen ausstellen müsst und was unbedingt darin enthalten sein muss.

Wann muss ich als Online-Händler eine Rechnung ausstellen?

Wenn du Waren oder Dienstleistungen über deinen eigenen Webshop oder elektronische Plattformen wie z.B. Amazon oder eBay verkaufst, hast du dir vermutlich schon einmal die Frage gestellt: Bin ich eigentlich verpflichtet, meinen Kunden eine Rechnung auszustellen? Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, wer deine Kunden sind.

Privatkunde oder Unternehmer?

Erbringst du als Händler eine Leistung—das kann eine Warenlieferung oder eine Dienstleistung sein—an einen anderen Unternehmer, bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Diese Pflicht entfällt lediglich für einige wenige steuerfreie Leistungen, die im E-Commerce Bereich jedoch keine große Rolle spielen.

Ist dein Kunde eine Privatperson, musst du grundsätzlich keine Rechnungen ausstellen. Das ändert sich für die Fälle, in denen du Waren an Privatpersonen im EU-Ausland versendest. In diesen Fällen bist du verpflichtet, für jede erbrachte Lieferung eine Rechnung auszustellen.

Oftmals werden Kunden euch auch um eine Rechnung bitten, wenn eine gesetzliche Pflicht dafür nicht besteht. Diesen zusätzlichen Service werden die meisten von euch vermutlich anbieten - insbesondere wenn das Feedback euer Kunden öffentlich sichtbar ist, wie z.B. auf Marktplätzen wie Amazon oder eBay.

Die Unterscheidung zwischen Unternehmer und Privatperson als Kunde dürfte für dich als Händler vermutlich schwer sein. Verkaufst du z.B. Waren über Amazon, kannst du aus den dir zur Verfügung stehenden Informationen in vielen Fällen nicht zweifelsfrei erkennen, welcher Kategorie deine Kunden zuzuordnen sind. Die Frage, ob du daher im Zweifel immer eine Rechnung ausstellen solltest, musst du selber abwägen.

Wir zeigen dir im Folgenden, wie hoch der Aufwand der Rechnungserstellung ist und mit welchen Risiken du rechnen musst, wenn du dieser Pflicht nicht nachkommst.

Pflichtangaben in der Rechnung

Bist du gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, schreibt der Gesetzgeber vor, welchen Mindestinhalt diese haben muss. § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz enthält einen Überblick dieser sogenannten Rechnungspflichtangaben.

Richtige Adressierung

Wichtig ist, dass du als Händler deine vollständige Anschrift angibst. Das Gleiche gilt für die Adresse deines Kunden. Auf Postfachadressen solltest du dabei möglichst verzichten.

Steuernummer oder USt-IDNr.

Zusätzlich musst du entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) aufführen. Versendest du auch ins EU-Ausland und an andere Unternehmer, solltest du am besten immer nur die USt-IdNr. verwenden.

Laufende Rechnungsnummer

Aus der Sicht des Finanzamtes muss sichergestellt sein, dass jede Rechnung einmalig ist. Aus diesem Grund müsst ihr auf jeder Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer vermerken. Eine Vorschrift, wie diese Nummer aufgebaut werden muss, gibt es (in Deutschland) nicht. Ihr könnt dafür auch Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen verwenden. Auch ist es nicht zwingend erforderlich, dass alle vergebenen Rechnungsnummern lückenlos aufeinander folgen müssen. Die einfachste Form der Rechnungsnummer ist sicherlich die, dass ihr Rechnungsnummern erstellt, welche sich aus dem jeweiligen Kalenderjahr und einer fortlaufenden Nummer zusammensetzen. Für die 36. Rechnung, welche ihr im Kalenderjahr 2016 erstellen wollt, könntet ihr die folgende Rechnungsnummer verwenden: 36/2016.

Rechnungsdatum und Zeitpunkt der Leistung

Weitere erforderliche Inhalte sind das Datum der Rechnungserstellung sowie der Zeitpunkt deiner Dienstleistung oder Lieferung. Beides kann zeitlich zusammenfallen. Da das Finanzamt nur wissen will, in welchem Monat ein Umsatz erwirtschaftet wurde, genügt im E-Commerce oftmals der folgende Hinweis in der Rechnung:

Der Zeitpunkt der Lieferung / Leistung entspricht dem Rechnungsdatum.

Art und Menge der Produkte

Hauptbestandteil deiner Rechnung muss eine detaillierte Aufstellung der Menge und Art—die handelsübliche Bezeichnung—der gelieferten Gegenstände bzw. deiner Dienstleistung sein.

Gesonderte Aufstellung der Nettoentgelte und Umsatzsteuerbeträge

Abschließend musst du das Nettoentgelt, den Umsatzsteuerbetrag (inkl. Steuersatz) sowie den gesamten Bruttobetrag jeweils getrennt voneinander aufführen.

Rechnest du Dienstleistungen oder Waren ab, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, z.B. Kaffee (7% Umsatzsteuer) und Kaffeemühlen (19% Umsatzsteuer), musst du die jeweiligen Nettoentgelte und die darauf entfallenden Umsatzsteuerbeträge (inkl. Steuersatz) gesondert aufführen.

Die folgende Infografik fasst die genannten Rechnungspflichtangaben nochmals kompakt zusammen (Klick zum Vergrößern).

Invoices

Welche Vereinfachungen gibt es?

Rechnungen über einen Betrag von weniger als 200 Euro brutto (Dieser Betrag gilt seit dem 01.01.2017, zuvor waren 150 Euro brutto die Grenze) kommen mit weniger Pflichtangaben aus (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Der Leistungsempfänger sowie der Zeitpunkt der Leistung müssen nicht aufgeführt werden. Auch genügt es, lediglich den Bruttobetrag—und nicht Nettoentgelt und Steuerbetrag gesondert—auszuweisen.

Versendest du allerdings Waren innerhalb der EU an Privatkunden, darfst du nicht auf diese Vereinfachungsregelung zurückgreifen. Du musst in diesen Fällen also immer eine Rechnung mit allen genannten Rechnungspflichtangaben ausstellen.

Welche Besonderheiten gibt es bei elektronischen Rechnungen?

Die elektronische Erstellung von Rechnungen ist in den vergangenen Jahren wohl zur beliebtesten Art der Rechnungsstellung geworden. Wir wollen daher kurz auf die Besonderheiten dieser vermutlich einfachsten Art der Abrechnung eingehen.

Was gilt als elektronische Rechnung?

Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als jede Abrechnung, welche z.B. per E-Mail oder per Download übermittelt wird. Eine elektronische Signatur ist seit Juli 2011 nicht mehr zwingend erforderlich, was die Verbreitung von E-Rechnungen deutlich befördert hat.

Zustimmungspflicht des Kunden

Besteht allerdings die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung, wie z.B. bei Warenlieferungen an Privatkunden im EU-Ausland, darfst du die elektronische Versandform nur dann wählen, wenn der Kunde nicht ausdrücklich eine Papierrechnung verlangt.

In der Praxis wird diese Zustimmung oftmals über die AGB abgewickelt. Rechtlich kann aber auch bereits die Bezahlung durch den Kunden als dessen stillschweigende Zustimmung gewertet werden. Damit liegt die rechtliche Schwelle für die Erstellung elektronischer Rechnung zum Glück nicht gerade hoch.

Keine Rechnung ist auch keine Lösung

Angesichts des beschriebenen Aufwands und der Risiken könnte man auf die Idee kommen, trotz Pflicht darauf zu verzichten, Rechnungen auszustellen. Dies stellt jedoch eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro durch dein Finanzamt geahndet werden kann. Darüber hinaus hätte der Leistungsempfänger nach deutschem Recht die Möglichkeit, die Bezahlung deiner Leistung bis zur Ausstellung einer Rechnung zurückzuhalten.

Am einfachsten ist es, stets automatisiert eine komplette Rechnung zu erstellen (z.B. mit FastBill). Auf diese Weise läufst du nie Gefahr, aus Versehen Rechnungen mit unzureichenden Angaben, wie z.B. doppelten Rechnungsnummern oder falschen Steuersätzen, zu verschicken.

Dieser Beitrag stellt keine steuerliche Beratung dar und soll nur allgemein über steuerliche Themen informieren. Wir übernehmen daher keine Gewähr und somit keine Haftung für die Vollständigkeit und Aktualität sowie Richtigkeit der Inhalte und Darstellungen.